個人情報保護方針

 

 

 

はじめに

 

宗像高校ビジネス懇話会(以下、「懇話会」)は、宗高同窓で事業を営むメンバー間で個人的親睦を深め相互の利用や紹介を促進することを目的としており、 懇話会会員様の個人情報(住所・電話番号等)をお預かりしております。 懇話会は、個人情報に関する法令を遵守し、適切な取扱いを励行致します。

そのため、会長の指名により情報保護管理者を置き以下の方針を堅持し適切に運用します。

 

 1.個人情報の取得について

 懇話会は、偽りその他不正の手段によらず適正に本人の同意を得て個人情報を取得致します。 具体的には懇話会ウェブサイトでの「会員加入申込」フォームの入力情報にて収集し、それを元に電話でのフォローを行い完成させます。会員との連絡可能な自宅の住所・電話番号・メールアドレス等及び勤務先の名前・役職・住所・電話番号・メールアドレス等を項目とします。

 

2.個人情報の利用について

 懇話会は、個人情報を以下の利用目的の達成に必要な範囲内で、利用致します。 以下に定めのない目的で個人情報を利用する場合、あらかじめご本人の同意を得た上 で行ないます。

 (1)会の連絡および資料の送付

 (2)年2回の会員総会の時に限定して印刷配布(紙媒体)する。

 ●記載された個人情報(個人データ)は、法によって保護される対象であり、慎重に取り扱うこと

 ●個人情報(個人データ)をむやみに第三者へ公表・開示したり、不当な目的に利用しないこと

 ●名簿等を破棄する場合は、適切、確実に行うこと

 ●名簿等の複写及び複製を禁じる

 (3)PRの為の情報提供(基本的に屋号と事業所の住所・電話番号のみ)、同窓会本部・支部総会等での利用案内等。

 

3.個人情報の安全管理について

 懇話会会員は、取り扱う個人情報の安全管理に十分な注意を払う。

 原則として、総会時以外は紙の名簿は配布しないが、ホームページで会員紹介ページを設け最新の情報を反映させる。パスワードでログインし、会員のビジネス用の名刺に記載された内容を収録したものとする(卒年は付記)。

情報を格納する媒体は極力ネットワークから切り離し、情報更新作業等で利用するシステム環境は以下のとおり万全の措置を講じます。 

(1)エンドポイントプロテクション方式Isolation(アイソレーション:隔離)技術:特許取得済」で堅牢なセキュリティプログラム(AppGuard)を採用しウィルスやハッカーからの障害や情報流出リスクに備えます。 

(2)補完的に通常の検知型セキュリティソフトも使用します。  

 

4.個人情報の委託について

 懇話会は、個人情報の取り扱いの全部または一部を第三者に委託する場合は、 当該第三者について厳正な調査を行い、取り扱いを委託された個人情報の安全管理 が図られるよう当該第三者に対する必要かつ適切な監督を行います。(原則として委託は行わない、会内関係者間に限る)

 

5.個人情報の第三者提供について

 懇話会は、個人情報保護法等の法令に定めのある場合を除き、個人情報をあらかじめ ご本人の同意を得ることなく、第三者に提供致しません。

 母校の同窓会本部や支部も第3者に該当しますが、会則にもPRに努めることを明記しており、本会則の上記2(3)にて明記しており同意を得たものとします。希望しない事業者は個人情報管理者宛に電子メールか℡にて連絡下さい。

 

6.個人情報の開示・訂正等について

懇話会は、ご本人から自己の個人情報についての開示の請求がある場合、速やかに開示 を致します。 その際、ご本人であることが確認できない場合には、開示に応じません。 個人情報の内容に誤りがあり、ご本人から訂正・追加・削除の請求がある場合、速やかにこれらの請求に対応致します。 その際、ご本人であることが確認できない場合には、これらの請求に応じません。 同窓会の個人情報の取り扱いにつきまして、上記の請求・お問い合わせ等ございました ら、「個人情報保護管理者」までご連絡くださいますようお願い申し上げます。

 

7.本方針の変更

本方針の内容は変更されることがあります。 変更後の本方針については、 懇話会が別途定める場合を除いて、当サイトに掲載した時 から効力を生じるものとします。

 

平成30年7月

平成31年3月日 システム専門家(同窓含む)の所見を踏まえ3項を改訂

 

 注記;会長の指名により「個人情報保護管理者」は事務局長 とします。(平成30年7月1日現在)